Bijlage 3: het werkapparaat
Noodzaak   Ieder project heeft een werkapparaat nodig. Dat geldt ook voor dit project. Concreet gaat het om: 
  • Huisvesting.
  • Apparatuur.
  • Secretariële ondersteuning.
 
Huisvesting   Nu is de omvang van het werkapparaat misschien niet in verhouding tot de beschikbare huisvesting. Mogelijke oplossingen: 
  • Een centraal kantoor waar de leiding bij elkaar komt met een secretariaat. In principe kan dat een huiskamer zijn.
  • Enkele kantoren verspreid over de stad en de districten van waaruit teams en subteams kunnen vergaderen.
Een vibrerende projectorganisatie die haar werkzaamheden buiten een kantoor heeft (de mensen opzoeken), heeft ook niet veel kantoorruimte nodig. 

De organisatie van sociale bijeenkomsten om de geest fit te houden en de spirit op te bouwen hoeven niet op een kantoor plaats te vinden, maar onder ieder groot dak.
 
Apparatuur   In het bedrijfsleven wordt de term core-business gebruikt om de effectiviteit van een organisatie aan te geven. Als de core-business van de beweging is het mobiliseren van de sentimenten tegen de huidige regering om nieuwe integere en deskundige krachten aan de macht te brengen, dan is het niet nodig om alle benodigde apparatuur in-huis te hebben. Ook hier kan uitbesteden goedkoper zijn en bovendien beter te managen. Ook de kwaliteit kan beter zijn. Anders gezegd: 
  • Er is een computer en printer nodig om de dagelijkse zaken te kunnen typen en printen.
  • Maar zoiets als een ledenadministratie bijhouden kan 'uitbesteed' worden aan een betrouwbare deskundige die zich liefst vrijwillig wil inzetten hiervoor. Het kan sneller zijn om een vriendschappelijk bedrijf de data-invoer te laten doen en het beheer van de database, dan een apparaat op te bouwen om het allemaal zelf te doen, vooral als in een projectorganisatie de core-business binnen een beperkte tijd tot concrete resultaten moeten leiden. Natuurlijk is er een kwestie van veiligheid van bestanden, maar dat probleem blijft ook als je de database intern beheert. Ook dan moet er een betrouwbaar persoon zijn en moet de zaak goed bewaakt worden.
  • Hetzelfde geldt voor de financiële administratie of de lay-out.
In het algemeen geldt dus: maak gebruik van specialisten die beschikken over de benodigde apparatuur in plaats van zelf een werkapparaat met apparatuur op te bouwen. Het druist in tegen het gevoel om alles zelf onder controle te willen houden. Maar als we het project rationeel benaderen (hoe doe je iets zo goed mogelijk met maximaal effect bij minimale allocatie van middelen), dan ontkom je niet aan dit soort beslissingen. De extra kosten van uitbesteding wegen over het algemeen op tegen de kosten van het allemaal zelf willen doen.
 
Secretariaat   Hetzelfde geldt voor het secretariaat. Bouw geen waterhoofden om mensen bezig te houden. Hou mensen effectief bezig en denk na over hoe je je organisatie zodanig inricht dat men zo breed mogelijk wordt ingezet. Een klein secretariaat voor de leiding is alles wat nodig is. Laat de verschillende teams leren om hun eigen mensen bij elkaar te halen om hun zaakjes te regelen. Enthousiasme en geestdrift vormen een goede voedingsbodem voor creativiteit, ook in de ontwikkeling van een werkapparaat.
 

Bijlage 4: personeel
Het gevaar van overmobilisatie   Als eenmaal een oproep uitgaat om de beweging te ondersteunen en er komt response, dan is de kans reëel dat die response heel groot is en groter wordt naarmate de organisatie professioneel weet te draaien. Dus ook al loopt het in het begin niet echt storm, als eenmaal het apparaat blijkt te werken en concrete producten worden afgeleverd, dan is het geval van overmobilisatie levensgroot. Mensen melden zich aan, maar kunnen niet worden ingezet omdat het project daar niet op is berekend.
 
Planning   Daarom is planning zo cruciaal. Vooraf moet goed zijn nagedacht over de praktische gevolgen van dit project als het eenmaal zou lopen. In bijlage 2 hebben we een stuk denkwerk verricht. De resultaten hoeven niet geweldig te zijn, maar het geeft een richting aan, namelijk dat een organisatie al in een vroeg stadium een organisatiestructuur moet ontwikkelen om en enthousiasme effectief te kunnen kanaliseren. Die structuur uit zich visueel in een organogram. 

Vervolgens moet vooraf nagedacht zijn over wie waarvoor nodig kan zijn, niet toegeschreven naar personen maar naar functies en taken. Een voorbeeld is uitgewerkt in bijlage 2. Voor de organogram zijn uitwerkingen naar functie en taken gemaakt. 

Verder moeten vooraf draaiboeken worden gemaakt zodat duidelijk is welke behoefte aan welke soort menskracht nodig is in welke perioden en op welke tijden. Het kan gaan om draaiboeken voor: 

  • Persconferenties.
  • Organisatie van huis-aan-huis- bezoeken
  • Distributie van een krantje.
  • Organisatie van openbare bijeenkomsten.
  • Opvang van leden die zich aanmelden etc.
 
Middenkader   Er zijn een aantal cruciale posities in het middenkader waarvoor extra aandacht nodig is. We noemen enkele voorbeelden: 
  • Administratieve organisatie. Er moeten mensen zijn die in staat zijn om een administratieve organisatie op te zetten en te leiden (ledenadministratie, administratie van sympathisanten, administratie van werkers, opbouw van databases, uitdraaien van rapporten wanneer dat nodig is).
  • Financiële experts: een boekhouder, een financial planner.
  • Automatiseringsdeskundigen.
  • Journalisten die kunnen schrijven, audio- en videocassettes kunnen maken.
  • Organisatoren van een persconferentie of openbare bijeenkomsten.
  • Een personeelsmanager die werving, selectie, training en begeleiding van vrijwilligers als centrale taak heeft.
Zo zijn er dus functies op het middenniveau te definiëren die cruciaal zijn. Die moeten in beeld gebracht en daarvoor moeten teams - niet individuen - worden aangetrokken. Zij moeten leren om in teamverband te werken. Ze staan wel onder leiding van iemand, die al dan niet zelf gekozen is uit dat team.
 
Hoger kader   Het hoger kader is nodig voor: 
  • Het schaduwkabinet.
  • Terrein-deskundigen die de lijn op bepaalde terreinen kunnen voorbereiden (grondwetdeskundigen etc).
  • De denktank.
Het probleem van het hoger kader is misschien gemakkelijker op te lossen dan van het middenkader.
 
Vrijwilligers   Anders dan in 'normale' projectorganisaties zal het meeste 'personeel' bestaan uit vrijwilligers. Dat betekent dat de motivatie om te werken uitsluitend in de geestelijke beloning zal liggen. Daar moet extra op gelet worden. 
  • Die grootste beloning is het gevoel te zitten bij de winnaars. De uitstraling van professionaliteit vergroot het vertrouwen dat ze bij de winnaars horen.
  • Maar eenvoudige zaken als af en toe persoonlijke aandacht van de leiding - die hiervoor tijd moet vrijmaken - is minstens zo belangrijk. Een goed luisterend oor en een schouderklop betekenen vaak meer dan grote speeches.
  • Aandacht voor de persoonlijke situatie van mensen is belangrijk. Zorgen voor een lunch of vervoer naar huis etc. zijn kleine, maar niet onbelangrijke zaken.
  • Verder kan niet genoeg aandacht gegeven worden aan scholing-on-the job. Waar is men voor bezig, hoe te reageren op de politieke ontwikkelingen. Daarvoor moet tijd worden vrijgemaakt. De mensen in de beweging moeten goed geïnformeerd worden over de gang van zaken en niet uitsluitend via de media vernemen wat hun leiders vindt. Zie bijlage 5 over de interne communicatie in het communicatiebeleid.
 

Bijlage 5: het communicatiebeleid
Twee soorten 
Interne communicatie		   De interne communicatie heeft betrekking op de volgende terreinen: 
  • Top-down. Opdrachten over wat er gedaan moet worden moet gecommuniceerd worden naar lagere echelons. De communicatielijnen lopen parallel met de organisatiestructuur. Er zijn aanspreekbare personen die aangesproken kunnen worden op afspraken die gemaakt worden.
  • Bottom-up. Lagere echelons communiceren naar hogere niveaus over wat zij voelen, denken, meemaken etc, evenals ronde de problemen in de uitvoering en de kansen die er liggen.
Zeker in een democratische organisatie is de bottom-up communicatie cruciaal. Wie de energie van onderen goed weet te mobiliseren, kan een efficiënte organisatie opbouwen. Als mensen in de lagere echelons zich verantwoordelijk voelen voor de resultaten van hun werk, en niet slechts het gevoel hebben dat ze het voetvolk zijn, dan zijn ze in staat op hun niveau ideeën aan te dragen die waardevol kunnen zijn. De interne communicatie moet erop gericht zij dit mogelijk te maken.
 
Interne instrumenten   De instrumenten voor de interne communicatie zijn normaliter: 
  • Vergaderingen. Vergaderingen zijn het instrument om mensen te informeren, afspraken te maken, maar ook om ideeën te verzamelen. Soms kunnen speciale vergaderingen gewijd worden aan de inventarisatie van ideeën. Deze vergaderingen zijn voor kleinere groepen, maximaal 10-15 personen. De technieken zijn Delphi-methode achtige technieken (metaplan, brainstorming, panel etc). Het enige doel van de vergadering is het verzamelen van ideeën en het maken van SWOT-analyses (Strength, Weakness, Opportunities, Threads).
  • Telefoon. Een telefooncirkel is een prima-instrument voor om een iets grotere groep te informeren. Het wordt vooral ingezet om mensen voor een specifiek doel te mobiliseren. De opzet is als volgt:
Er wordt een lijst opgesteld van 100-200 mensen. Deze groep wordt verdeeld in groepjes van 5 mensen. Via een boomstructuur wordt vastgesteld dat iedereen weer vijf mensen belt. In principe is in 4 stappen al een groep bereikt van 575 mensen (5x5x5x5). Uitgaande van een gesprekstijd van 1 minuut (vijf minuten per stap), zou in 4x5=40 minuten 575 bereikt kunnen worden. 

Als een telefoonactie start zou een centrale coördinator binnen een uur kunnen weten of iedereen is bereikt, omdat die informatie over wie niet bereikt is aan een centraal punt kan worden doorgegeven.
  • Draaiboeken. Dit zijn handige communicatie-instrumenten om grote activiteiten te organiseren. Er wordt een draaiboek gemaakt waarin voor een activiteit aangegeven wat, wanneer plaatsvindt onder wiens verantwoordelijkheid. De uitvoerders hebben hun taken op schrift. Zij ontvangen de relevante onderdelen van het draaiboek.
  • Interne bulletins. Een regelmatig verschijnend bulletin waarin aangegeven wordt wat de voortgang van het project is, is cruciaal.
 
Extern: inventarisatie doelgroepen   In de communicatietheorie wordt het instrument van de communicatiemix gebruikt om een communicatiebeleid te ontwikkelen. Dit is een mix waarbij in een matrix doelgroepen afgezet worden tegen communicatie-instrumenten (media). Iedere cel geeft aan welke doelgroep via welk medium bereikt wordt met welke items. 

Een centraal gegeven is dus het segmenteren van de doelgroep. Voorbeelden: 

  • Regio's: Zijn de instrumenten voor communicatie in het binnenland en de districten anders dan in de stad. Welke instrumenten worden regionaal gebruikt? Is de boodschap regionaal anders dan nationaal. Gaat het om de inhoud of is de vorm van de boodschap anders (taal, gebruik van beelden etc).
  • Etnisch: In Suriname is dit van groot belang. Welke communicatiemedia gebruiken de onderscheiden etnische groepen? In welke vorm moet de boodschap worden gegoten om ze te bereiken (taal, beeldspraak, visueel materiaal etc).
  • Beroepsgroepen: Zijn er communicatie-instrumenten naar beroepsgroepen (leger, politie, ambtenaren, intellectuelen, landbouwers etc). Welke boodschap moet naar deze groepen worden gecommuniceerd. Welke subthema's leven dar en hoe verbind je die thema's met het algemene thema economische vernieuwing.
  • Maatschappelijke organisaties: werkgevers, vakbeweging, branche-organisatie, religieuze organisaties, culturele groepen, sportorganisaties etc. Over welke communicatie-instrumenten beschikken zij? In welke vorm moet de boodschap daar gebracht worden.
 
Extern instrumenten: het materiaal   Alle communicatie-instrumenten kunnen ondergebracht worden in één van de vijf groepen van media. Het onderscheidend criterium voor het medium is het materiaal dat gebruikt wordt. 
  1. Print. Het materiaal is gewoon drukwerk. Denk aan folders, brochures, kranten, posters, billboards etc.
  2. Audio. Cassettes, radio-uitzendingen, muziekgroepen met politieke liedjes etc.
  3. Video. Bewegende beelden (stilstaande beelden gaan vaak in printvorm). Telvisie en videoschermen op openbare bijeenkomsten.
  4. Persoonlijk contact: Bijeenkomsten, vergaderingen, huis-aan-huis bezoeken, individuele gesprekken, telefooncirkel etc.
  5. Electronische snelweg: email, websites.
Er moet een inventarisatie gemaakt worden van de media in Suriname per doelgroep, zodat de matrix met lege cellen kan worden opgemaakt. 
  • Persconferenties
  • Bezoeken
  • Debatten
  • Planpresentaties
  • Videoschermen
  • Toneel
  • Cabaret
  • Cartoons
  • Cultuur
  • Slogans
  • Moppen: humor is een belangrijk wapen
 
De vorm   De volgende stap is het bedenken van verschillende vormen waarin de boodschap wordt gegoten. We noemen enkele voorbeelden die medium onafhankelijk zijn: 
  • Persberichten. De beweging moet regelmatig persberichten uitsturen naar de verschillende media waarin reacties wordt gegeven op gebeurtenissen in het land. Maar ze kunnen ook eenvoudige informatie doorgeven over wat er te gebeuren staat, de handel en wandel van de beweging inclusief de leiding, kritiek op andere partijen etc.
  • Humor. Dit is in een bijzonder krachtige vorm van communicatie, en wordt heel vaak in commerciële reclame gebruikt. Denk aan de volgende mogelijkheden:
  • Moppen. Laat een arsenaal moppen bedenken over de tegenstanders waarin hun leiders prominent figureren of in hun confrontatie met leiders van de beweging. Een mop blijft lang hangen omdat mensen nu eenmaal liever vrolijk dan depressief zijn.
  • Cartoons. De moppen kunnen in cartoons worden vertaald, maar één karikatuur die de boodschap op een grappige manier kan ook bijzonder effectief zijn.
  • Drama. Emotie is in communicatie zeer belangrijk. Het zoeken naar vormen die emoties raken is belangrijk. Beelden als verraad, wreedheid, huichelarij, leugenachtigheid, boeverij etc. roepen emoties op. In het communicatiebeleid moet gezocht worden naar verhalen en beelden die dat tot uitdrukking brengen.
Medium-afhankelijke vormen zijn zaken als toneelgroepen, cabaret, een krantje van de beweging etc.
 
 
Schema's  
  • doelgroep en instrumenten met als hokje de boodschap en het soort communicatie
Uitgangspunten
Het thema   In bijlage 1 is een analyse gemaakt van de keuze van het centrale thema van de verkiezingen, c.q. economische vernieuwing. Ook zijn voorbeeld van meetinstrumenten genoemd waarmee het bewaakt kan worden dat gedurende het proces dit thema ook centraal blijft staan.
 
Subthema's   Toch moet ook nagedacht worden over subthema's, zoals morele vernieuwing, staatsrechtelijke vernieuwing, sociale vernieuwing, culturele vernieuwing etc. Maar er moet voor gewaakt worden dat die subthema's niet gaan domineren.
 
Communicatie-matrix   Aangezien subthema's voor bepaalde doelgroepen van belang zijn, kunnen we het instrument van de communicatiematrix gebruiken om de doelgroepen af te stemmen op de subthema's. De communicatiematrix is een matrix waarbij de doelgroepen en de te gebruiken communicatieinstrumenten rijen respectievelijk kolommen tegen elkaar worden afgezet. Iedere cel van de matrix bevat vervolgens het thema waarmee een bepaalde doelgroep via een bepaald instrument bereikt wordt. 

Nu kunnen de doelgroepen elkaar overlappen. In dat geval is de opbouw van een database met meer velden mogelijk. We werken een voorbeeld uit.
 
Stock-materiaal   Om een communicatie-traject te kunnen inzetten moet vooraf een voorraad worden opgebouwd van materiaal dat in de toekomst gebruikt zal worden. 

We noemen enkele voorbeelden van stockmateriaal: 

  • Foto's. Niet alleen van de eigen mensen (leiders van de beweging), maar ook van de tegenstanders. Het gaat om materiaal dat door de computer bewerkt kunnen worden voor humoristische of dramatische redenen).
  • Video's. Ook hier gaat het om de beweging en de tegenstanders. Zo kan op voorraad videoclips worden gemaakt die gedurende de hele campagne kunnen worden ingezet. Thema's: de huichelachtigheid van de oppositie of de kracht van de beweging. Die video's kunnen gecompileerd worden tot een grotere video. Ze kunnen op beeldschermen worden vertoond tijdens openbare bijeenkomsten. Ze kunnen als reclame worden uitgezonden op televisie. Beeldmateriaal is bijzonder krachtig. Mensen kijken liever dan dat ze lezen.
  • Print. Een basisformat voor de persberichten zodat de ontvanger snel kan zien waar het om gaat (wie, wat, waar, wanneer, waarom). Bijvoorbeeld een vaste format voor de informatie t.b.v. de fondswerving (wie heeft hoeveel geld of materiaal gegeven).
  • Verhalen. Het gaat hier om verhalen die op enig moment in de campagne gebruikt kunnen worden. Verhalen over daden van de tegenstander die hun karakter blootleggen (bandieten, leugenaars etc). Deze verhalen moeten door indicaties ondersteund worden (feiten, vermoedens) en liefst vergezeld van beeldmateriaal dat in het geheugen van mensen vastligt. Hiervoor moet dus vooraf veel research worden verricht om betrouwbare verhalen te verzamelen.
  • Shows. Openbare bijeenkomsten moeten volgens een vaste format verlopen met vaste draaiboeken. Elementen kunnen zijn video (vertonen clips), humor (toneel, cabaret), debatten en discussies (met mensen in publiek, niet alleen het verzamelen van klachten maar ook het verzamelen van suggesties en ideeën), korte speeches, muziek, inschrijven van leden etc.
 
De factor tijd   Cruciaal is de factor tijd. Niet alles moet direct worden gepresenteerd. Er moeten hoogtepunten worden ingebouwd. In feite moet het beleid in de tijd vastgelegd worden. Wat wordt wanneer gedaan? Natuurlijk kan de planning veranderen, maar eigenlijk moet een programma worden afgedraaid.
 
Meten is weten   Tenslotte moet een metingstraject worden ingebouwd om te zien of communicatie werkt. Hiervoor moeten indicatoren in beeld worden gebracht en bijgehouden. Voorbeelden: 
  • Media-coverage. Hoeveel persberichten komen in de krant terecht, hoeveel aandacht wordt in de media geschonken aan de beweging in vergelijking met andere partijen etc.
  • Opkomst. Hoeveel mensen bezoeken de activiteiten.
  • Reacties. Wat voor reacties ontvangen we langs welke kanalen en wat is hun aard.
Kortom door een metingstraject in het communicatiebeleid in te bouwen voldoend we aan een belangrijke eis in moderne communicatie: meten is weten.
 

Bijlage 6: financiën
Transparantie en accountability   Het principe dat de beweging voorstaat in de management van het staatsapparaat geldt ook voor de beweging: transparancy en accountability. Het moet voor iedereen duidelijk zijn hoe de beweging aan haar middelen komt.
 
Wervingsbrief   Begin de werving met het opstellen van een brief met de volgende strekking: 
  • Uitleg van het doel van de beweging en haar democratisch karakter.
  • Uitleg waarvoor geld nodig is.
  • Uitleg dat aan de donaties geen rechten kunnen worden ontleend voor de toekomst, omdat het een investering is in een beter Suriname en op de lange duur beter voor iedereen in plaats voor de korte termijn beter voor slechts enkelingen.
  • Aangeven dat wekelijks - of in iedere geval regelmatig - een overzicht zal worden gepubliceerd van alle donaties met de aanduiding van namen of initialen.
  • Donaties kan in de vorm van geld of het beschikbaar stellen van andere middelen.
  • Alle steun is welkom, groot en klein. Let wel dat alle steun gepubliceerd zal worden, groot en klein.
  • Iedereen krijgt een kwitantie als bewijs dat het geld is afgegeven (bij kasbetalingen).
Die brief is de eerste stap omdat die gepubliceerd moet worden en op de eerste persconferentie zal worden uitgedeeld. Vervolgens zal hiermee gewerkt worden naar organisaties, instellingen, bedrijven, vakbonden, individuen etc. 

De mensen die met de 
 
Kasontvangsten   Bij de planning van het uitzetten van de brieven zullen kwitantieboekjes moeten worden meegegeven met een doorslag. Bij de publicatie van de namen of initialen kan gecontroleerd worden wie wanneer wat heeft gegeven. 

Het politiek effect is het grootst wanneer zo weinig mogelijk initialen worden gepubliceerd, maar zoveel mogelijk namen. Dat toont de kracht van de beweging.
 
Sneeuwbalmethode   Bij de sneeuwbalmethode wordt centraal bijgehouden hoe via een boomstructuur de formulieren worden uitgezet. Persoon A ontvangt 10 formulieren en probeert 3 mensen te werven die ook 10 formulieren uitzetten. Het werven van fondsenwervers is dus van groot belang om een massaal effect te bewerkstellingen.
 
Begroting van uitgaven   Er moet een indicatieve begroting van uitgaven worden gemaakt met de kanttekening dat die gewijzigd kan worden als de politieke situatie dat vraagt. Als meer geld gestoken moet worden om het binnenland te bereiken, dan moet dat ook gebeuren.
 
Standaarduitgaven   Er moet gestreefd worden naar het ontwikkelen van stramiens voor de uitgaven. Bijvoorbeeld de organisatie van huis-aan-huis bezoeken om een magazine uit te delen en discussies aan te gaan heeft vaste componenten als reiskosten en kosten van een lunch. 

De openbare bijeenkomsten hebben een vaste kostenstructuur. Dat vooraf in beeld worden gebracht.
 
Geen sluitende begroting   In principe mag de begroting niet sluitend zijn! Er moet altijd een tekort zijn, want er moeten meer activiteiten zijn dan er geld is. Het werven van fondsen is namelijk op zichzelf een politieke activiteit. Het stelt mensen in staat een concrete bijdrage te leveren. Als ze die vervolgens terugzien in de activiteiten, dan geeft dat het gevoel dat het geld goed is besteed.
 
Fondsen in Nederland   In Nederland moet een groep zich apart bezighouden met de fondsenwerving in dit rijke land.
29-06-99